お役立ち情報小ネタ

自動車整備業では、受付や見積作成、顧客管理などをシステム化している事業者も多いのではないでしょうか。

一方で、「日報は紙のまま」「備品の申請は口頭」「お客様の声を十分に収集できていない」といった周辺業務には、まだアナログな運用が残っているケースも少なくありません。

こうした業務の効率化に役立つのが、Google Workspace（GWS）です。今回は、GoogleフォームとGoogleスプレッドシートを活用した業務改善のヒントをご紹介します。

Googleフォームとスプレッドシートって何？

Googleフォームは、アンケートや申請書、報告書などの入力画面を簡単に作成できるツールです。

一方、Googleスプレッドシートは、Excelのようにデータを管理できる表計算ツールです。

この2つを連携すると、フォームに入力された内容がスプレッドシートへ自動で反映されます。

つまり、「情報を集める」のがGoogleフォーム、「情報を管理する」のがGoogleスプレッドシートです。

専門的な知識がなくても利用しやすく、紙の管理や転記作業の削減につながります。

整備システムとGWSは使い分けが大切

GWSは、既存の整備システムを置き換えるものではありません。
受付予約や顧客管理などの基幹業務は整備システムで行い、その周辺業務をGWSで補完することで、さらなる効率化が期待できます。

例えば、次のような業務に活用できます。

・お客様アンケートの回収

・社員の日報提出

・ヒヤリハット報告

・備品・消耗品の購入申請

・社内研修の出欠確認

「紙で管理している業務」があれば、見直しの余地があるかもしれません。

活用例を２つご紹介します！

活用例① お客様アンケートの電子化

整備後にQRコードをお渡しし、お客様にスマートフォンからアンケートへ回答していただく方法です。
回答内容はスプレッドシートへ自動で集計されるため、紙の回収や入力作業は不要になります。
「説明は分かりやすかったか」「スタッフの対応はどうだったか」といった声を蓄積することで、サービス品質の向上にも役立ちます。

活用例② 日報の提出・確認を効率化

スタッフがその日の作業内容や気づきをGoogleフォームへ入力し、管理者がスプレッドシートで確認する方法です。
紙の日報では、提出漏れや確認の手間が発生することがありますが、デジタル化することで必要な情報を一覧で把握できます。
また、現場の改善提案を共有する仕組みとしても活用できます。

導入時の注意点

便利な一方で、導入時には運用ルールを決めることが重要です。

「誰が確認するのか」「いつ対応するのか」を明確にすることで、スムーズな運用につながります。

また、最初から多くの業務を切り替えるのではなく、アンケートや日報など、比較的導入しやすい業務から始めることをおすすめします

小さな改善の積み重ねが、大きな効率化へ

自動車整備業では、整備システムによる業務効率化が進んでいます。

しかし、周辺業務にはまだ改善の余地が残されていることも少なくありません。

GoogleフォームとGoogleスプレッドシートは、そうした業務を手軽にデジタル化できるツールです。

「紙だから仕方ない」と思っていた業務も、少し工夫することで、スタッフの負担軽減や情報共有の効率化につながります。

まずは一つの業務から、小さな改善を始めてみてはいかがでしょうか。